بیشتر پروژههای طراحی دفتر کار از جایی اشتباه شروع میشوند که هنوز مشخص نشده قرار است چه اتفاقی در آن فضا بیفتد. گاهی قبل از طراحی پلان، میز و صندلی خریداری میشود. گاهی تمام تمرکز روی سبک دکوراسیون و ظاهر دفتر قرار میگیرد و گاهی هم اجرای پروژه شروع میشود، بدون اینکه مشخص باشد کارکنان، جلسات، مراجعهکنندگان و فعالیتهای مختلف چگونه قرار است در فضا کنار هم قرار بگیرند.
در حالی که طراحی دفتر کار از انتخاب رنگ یا مبلمان شروع نمیشود.
اول باید مشخص شود چند نفر در دفتر حضور دارند، چه نوع فعالیتهایی انجام میدهند، کدام تیمها بیشتر با هم در ارتباط هستند، چه کارهایی به تمرکز نیاز دارند و مراجعهکنندگان تا کدام بخش دفتر باید دسترسی داشته باشند.
بعد از پاسخ دادن به این سوالها، میتوان درباره پلان، تقسیمبندی فضا، نور، آکوستیک، مبلمان و ظاهر نهایی دفتر تصمیم گرفت.
طراحی دفتر کار دقیقاً شامل چه چیزهایی میشود؟
طراحی دفتر کار یعنی سازماندهی فضای موجود به شکلی که استفاده روزمره از آن برای کارکنان و مراجعهکنندگان سادهتر و منطقیتر شود.
این فرایند میتواند شامل موارد زیر باشد:
- تعیین فضاهای موردنیاز دفتر
- طراحی پلان و جانمایی بخشها
- زونبندی فضای اداری
- طراحی مسیرهای رفتوآمد
- انتخاب پلان باز، اتاقهای مجزا یا ترکیبی از آنها
- بررسی نور طبیعی و نورپردازی
- کنترل صدا و آکوستیک
- طراحی زیرساخت برق و شبکه
- انتخاب میز، صندلی و تجهیزات اداری
- طراحی فضاهای جلسات، تمرکز و استراحت
به همین دلیل ممکن است دو دفتر با متراژ یکسان، به طراحی کاملاً متفاوتی نیاز داشته باشند.
یک شرکت حقوقی ممکن است به اتاقهای خصوصی و فضاهای محرمانه بیشتری نیاز داشته باشد. یک شرکت فناوری احتمالاً فضای بیشتری برای کار تیمی و جلسات کوتاه در نظر میگیرد. در یک دفتر معماری هم ممکن است فضای کار گروهی، میزهای بزرگ و محل ارائه پروژه اهمیت بیشتری داشته باشد.
بنابراین هیچ نسخه آمادهای وجود ندارد که برای همه دفاتر مناسب باشد.
قبل از طراحی دفتر کار، این موارد را مشخص کنید
قبل از اینکه طراحی پلان شروع شود، بهتر است نیازهای واقعی مجموعه مشخص شوند.
تعداد کارکنان امروز و آینده
فقط تعداد فعلی کارکنان اهمیت ندارد. اگر مجموعه در حال رشد است، طراحی کاملاً ثابت ممکن است خیلی زود نیاز به تغییر پیدا کند.
برای مثال، دفتری که امروز ۱۵ کارمند دارد اما احتمال افزایش تعداد کارکنان آن در یک یا دو سال آینده وجود دارد، باید از ابتدا امکان تغییر چیدمان یا توسعه بعضی بخشها را در نظر بگیرد.
نوع فعالیت کارکنان
همه کارکنان به یک نوع فضای کاری نیاز ندارند.
برخی افراد ساعتها پشت میز روی کارهای دقیق تمرکز میکنند. بعضی تیمها دائماً با یکدیگر در ارتباط هستند. بعضی کارکنان جلسات و تماسهای زیادی دارند.
اگر همه این فعالیتها در یک فضای مشابه قرار بگیرند، معمولاً خیلی زود مشکل ایجاد میشود.
میزان جلسات
یکی از سوالهایی که قبل از طراحی دفتر باید پرسیده شود این است که جلسات واقعاً چقدر برگزار میشوند.
اگر یک تیم روزانه چند جلسه کوتاه دارد، ممکن است یک اتاق جلسه بزرگ بهتنهایی کافی نباشد. شاید وجود چند فضای کوچک برای گفتوگو و تماس کاربردیتر باشد.
مراجعهکنندگان
در بعضی دفاتر، مراجعهکننده فقط وارد پذیرش میشود. در بعضی دیگر، جلسات مشتریان بخش مهمی از فعالیت روزانه هستند.
این تفاوت روی طراحی ورودی، پذیرش، فضای انتظار و مسیر حرکت افراد تأثیر میگذارد.
نیاز به تمرکز و حریم خصوصی
فعالیتهایی مانند امور مالی، مدیریت، برنامهنویسی، تحلیل یا جلسات محرمانه ممکن است به فضای آرامتر و کنترلشدهتری نیاز داشته باشند.
این موضوع باید قبل از تصمیمگیری درباره پلان باز یا استفاده از پارتیشن مشخص شود.
مراحل طراحی دفتر کار
طراحی دفتر کار معمولاً باید از عملکرد شروع شود و در نهایت به ظاهر فضا برسد.
یک مسیر منطقی میتواند به این شکل باشد:
۱. بررسی نیازهای سازمان
در این مرحله مشخص میشود چه فعالیتهایی در دفتر انجام میشود و هر فعالیت چه فضایی نیاز دارد.
۲. تهیه برنامه فیزیکی
بعد از مشخص شدن نیازها، فهرستی از فضاهای موردنیاز تهیه میشود.
برای مثال:
- فضای کار کارکنان
- اتاق مدیریت
- اتاق جلسه
- فضای جلسات کوتاه
- فضای تمرکز
- فضای تماس تلفنی یا تصویری
- پذیرش و انتظار
- آبدارخانه
- فضای استراحت
- بایگانی و انبار
- فضاهای خدماتی
البته همه دفاتر به تمام این فضاها نیاز ندارند.
۳. زونبندی و جانمایی فضاها
در این مرحله مشخص میشود هر بخش در کدام قسمت دفتر قرار بگیرد و چه ارتباطی با سایر بخشها داشته باشد.
۴. طراحی مسیر حرکت
کارکنان و مراجعهکنندگان باید بتوانند بدون ایجاد مزاحمت برای فعالیت دیگران در دفتر حرکت کنند.
۵. طراحی نور، آکوستیک و زیرساخت
این موارد بهتر است قبل از اجرای نهایی بررسی شوند، نه بعد از تکمیل دکوراسیون.
۶. انتخاب مبلمان و تجهیزات
پس از مشخص شدن پلان و نیاز هر بخش، انتخاب میز، صندلی و سایر تجهیزات دقیقتر انجام میشود.
۷. طراحی متریال، رنگ و جزئیات داخلی
در این مرحله ظاهر نهایی دفتر شکل میگیرد.
زونبندی در طراحی دفتر کار
یکی از مهمترین بخشهای طراحی فضای اداری، مشخص کردن محدوده فعالیتهای مختلف است.
قرار نیست همه فضاها با دیوار از هم جدا شوند، اما فعالیتهای متفاوت باید جای مناسبی داشته باشند.
بهطور کلی میتوان دفتر را به چند محدوده اصلی تقسیم کرد.
فضای عمومی
ورودی، پذیرش و فضای انتظار معمولاً در این بخش قرار میگیرند.
این قسمت باید دسترسی مناسبی برای مراجعهکنندگان داشته باشد و در عین حال باعث ورود مستقیم افراد به فضای کاری کارکنان نشود.
فضای کار
این بخش محل اصلی فعالیت کارکنان است.
نحوه طراحی آن به تعداد افراد، نوع فعالیت و میزان ارتباط بین تیمها بستگی دارد.
فضای همکاری
اتاق جلسه، میزهای گروهی و فضاهای گفتوگوی کوتاه میتوانند در این محدوده قرار بگیرند.
این فضاها باید در دسترس باشند، اما قرار گرفتن آنها در کنار میزهای نیازمند تمرکز میتواند مشکلساز شود.
فضای تمرکز
برخی فعالیتها نیاز به محیط آرامتری دارند.
این بخشها بهتر است از مسیرهای پرتردد، آبدارخانه و سایر فضاهای پرصدا فاصله داشته باشند.
فضای خدمات و استراحت
آبدارخانه، فضای استراحت، انبار و بخشهای پشتیبان در این قسمت قرار میگیرند.
در طراحی این فضاها، فقط متراژ مهم نیست. محل قرارگیری آنها هم اهمیت دارد.
برای مثال، قرار دادن آبدارخانه در وسط فضای تمرکز کارکنان میتواند در طول روز باعث رفتوآمد و انتقال صدا شود.
مسیر حرکت در دفتر کار را جدی بگیرید!
یک دفتر ممکن است مبلمان مناسبی داشته باشد، اما اگر مسیر حرکت درست طراحی نشده باشد، استفاده روزمره از آن دشوار خواهد شد.
برای مثال، تصور کنید کارکنان برای رسیدن به اتاق جلسه مجبور باشند از میان میزهای تیم دیگری عبور کنند یا مراجعهکنندگان برای رسیدن به فضای انتظار از کنار تمام میزهای کار عبور کنند.
این مسائل در پلان اولیه قابل حل هستند، اما بعد از اجرای پروژه معمولاً اصلاح آنها دشوارتر میشود.
در طراحی مسیر حرکت باید به موارد زیر توجه کرد:
- ورود کارکنان
- ورود مراجعهکنندگان
- دسترسی به اتاق جلسات
- مسیر رسیدن به آبدارخانه و فضاهای خدماتی
- محل تجهیزات مشترک
- مسیرهای پرتردد
- خروج اضطراری
مسیر حرکت خوب معمولاً زمانی مشخص میشود که فعالیتهای واقعی کارکنان بررسی شده باشند.
پلان باز بهتر است یا اتاقهای مجزا؟
پاسخ این سوال برای همه دفاتر یکسان نیست.
دفتر کار با پلان باز
پلان باز معمولاً ارتباط بصری بیشتری بین کارکنان ایجاد میکند و تغییر چیدمان در آن سادهتر است.
اما اگر همه فعالیتها در یک فضای باز انجام شوند، مشکلاتی مانند انتقال صدا، کاهش حریم خصوصی و حواسپرتی میتواند ایجاد شود.
دفتر کار با اتاقهای مجزا
اتاقهای بسته برای فعالیتهایی که به تمرکز یا محرمانگی بیشتری نیاز دارند مناسب هستند.
اما استفاده بیش از حد از اتاقهای بسته میتواند فضای دفتر را از نظر ارتباط بین تیمها محدود کند.
ترکیب این دو روش
در بسیاری از دفاتر، ترکیب فضای باز و فضاهای بسته انتخاب منطقیتری است.
برای مثال، بخش اصلی کارکنان میتواند در یک فضای باز قرار بگیرد، اما اتاقهای جلسه، فضای تماس و بخشهای نیازمند تمرکز بهصورت جداگانه طراحی شوند.
پلان خوب لزوماً باز یا بسته نیست. باید با نحوه کار مجموعه هماهنگ باشد.
آکوستیک؛ یکی از بخشهایی که معمولاً دیر به آن فکر میشود
بسیاری از مشکلات صوتی دفتر بعد از پایان پروژه مشخص میشوند.
زمانی که کارکنان وارد فضا میشوند، تازه معلوم میشود صدای جلسات به میزهای دیگر منتقل میشود، تماسهای تلفنی باعث حواسپرتی هستند یا صدای آبدارخانه در فضای کار شنیده میشود.
مشکل اینجاست که در این مرحله، تغییرات معمولاً هزینه بیشتری دارند.
به همین دلیل آکوستیک باید از مرحله طراحی پلان در نظر گرفته شود.
اولین سوال این نیست که چه پنل آکوستیکی بخریم.
اول باید مشخص شود:
- کدام بخشها بیشترین صدا را تولید میکنند؟
- کدام فعالیتها به سکوت نیاز دارند؟
- چه فضاهایی باید حریم صوتی داشته باشند؟
- کدام بخشها نباید کنار هم قرار بگیرند؟
برای مثال، اگر فضای استراحت، آبدارخانه یا اتاق جلسه کنار میزهای کار قرار بگیرند، حتی استفاده از متریال آکوستیک هم ممکن است مشکل را کاملاً حل نکند.
در بسیاری از پروژهها، جانمایی درست فضاها قبل از انتخاب تجهیزات آکوستیک اهمیت بیشتری دارد.
بعد از طراحی صحیح پلان، میتوان از راهکارهایی مانند پارتیشن، سقف آکوستیک، متریال جاذب صدا و طراحی فضاهای تماس برای کنترل بهتر صدا استفاده کرد.
نورپردازی در طراحی دفتر کار
نورپردازی دفتر فقط انتخاب چراغ نیست.
قبل از طراحی نور مصنوعی باید بررسی شود نور طبیعی از کدام سمت وارد فضا میشود و میزهای کار در چه موقعیتی قرار میگیرند.
جانمایی نامناسب میز نسبت به پنجره میتواند باعث خیرگی یا بازتاب نور روی مانیتور شود.
بعد از بررسی نور طبیعی، نور مصنوعی باید با نوع استفاده از هر بخش هماهنگ شود.
نیاز نوری یک فضای کار ثابت با اتاق جلسه، فضای استراحت یا محل تماس تصویری یکسان نیست.
در طراحی نورپردازی دفتر بهتر است به این موارد توجه شود:
- نور عمومی فضا
- نور مناسب میزهای کار
- کنترل خیرگی
- موقعیت مانیتورها نسبت به پنجره
- نور اتاق جلسات
- نور مناسب تماس تصویری
- امکان کنترل نور در بخشهای مختلف
هدف این نیست که تمام دفتر به یک اندازه روشن باشد.
هدف این است که هر فضا نور مناسب فعالیتی را که در آن انجام میشود داشته باشد.
برق، شبکه و زیرساخت را فراموش نکنید!
یکی از اشتباهات رایج در طراحی دفتر کار این است که ابتدا تمام تمرکز روی پلان و ظاهر فضا قرار میگیرد و نیازهای برق و شبکه بعداً بررسی میشوند.
نتیجه معمولاً کابلهایی است که روی زمین قرار میگیرند، پریزهایی که از محل میزها فاصله دارند یا تغییر چیدمانی که به دلیل محدودیت زیرساخت دشوار شده است.
قبل از اجرای دفتر بهتر است محل تقریبی موارد زیر مشخص شود:
- میزهای کار
- تجهیزات شبکه
- مانیتورها
- نمایشگرهای اتاق جلسه
- دوربین و تجهیزات تماس تصویری
- پریز و شارژر
- تجهیزات مشترک
اگر احتمال تغییر چیدمان در آینده وجود دارد، زیرساخت باید این انعطافپذیری را تا حد امکان در نظر بگیرد.
انتخاب مبلمان بعد از طراحی پلان
مبلمان یکی از مهمترین اجزای دفتر است، اما بهتر است اولین تصمیم پروژه نباشد.
بعد از مشخص شدن تعداد کارکنان، نوع فعالیت، ابعاد فضا و چیدمان، انتخاب میز و صندلی دقیقتر خواهد بود.
برای انتخاب مبلمان اداری میتوان این موارد را بررسی کرد:
- تعداد کاربران
- نوع فعالیت
- ابعاد فضای موجود
- نیازهای ارگونومیک
- امکان تغییر چیدمان
- فضای ذخیرهسازی موردنیاز
- دوام تجهیزات
در برخی دفاتر، استفاده از مبلمان قابل تغییر و ماژولار میتواند برای رشد یا تغییرات آینده مجموعه کاربردی باشد.
طراحی اتاق جلسات
اتاق جلسه فقط به یک میز بزرگ و چند صندلی نیاز ندارد.
قبل از طراحی باید مشخص شود چه نوع جلساتی در آن برگزار میشود.
جلسه چند نفره است یا تعداد افراد کم؟
جلسات بیشتر حضوری هستند یا آنلاین؟
آیا نیاز به نمایشگر، دوربین یا تجهیزات صوتی وجود دارد؟
در بسیاری از دفاتر، یک اتاق جلسه بزرگ برای تمام نیازها مناسب نیست.
گاهی چند فضای کوچک برای جلسات کوتاه و تماسهای آنلاین کاربرد بیشتری نسبت به یک اتاق بزرگ دارند.
طراحی اتاق جلسه باید بر اساس نحوه استفاده واقعی از آن انجام شود.
طراحی فضای کار انعطافپذیر
همه فعالیتها نیاز به یک میز ثابت ندارند.
بعضی کارها به تمرکز نیاز دارند، بعضی به گفتوگوی کوتاه و بعضی به همکاری تیمی.
در دفترهایی که نوع فعالیت متنوع است، طراحی فضاهای مختلف میتواند استفاده از محیط را بهتر کند.
برای مثال:
- فضای کار فردی
- فضای تمرکز
- میز کار گروهی
- فضای گفتوگوی کوتاه
- اتاق تماس
- اتاق جلسه
- فضای استراحت
اما اضافه کردن این فضاها فقط به این دلیل که در طراحی دفاتر مدرن دیده میشوند، دلیل کافی برای ایجاد آنها نیست.
هر بخش باید پاسخ مشخصی به یکی از نیازهای مجموعه بدهد.
طراحی دفتر کار کوچک
در یک دفتر کوچک، اشتباه در جانمایی سریعتر خودش را نشان میدهد.
چون فضای اضافهای وجود ندارد که مشکلات طراحی را پنهان کند.
برای طراحی دفتر کار کوچک بهتر است:
- فضاهای بسته غیرضروری کاهش پیدا کنند.
- مبلمان متناسب با ابعاد واقعی دفتر انتخاب شود.
- مسیر حرکت کارکنان حفظ شود.
- فضای ذخیرهسازی از ابتدا پیشبینی شود.
- فضاهای چندمنظوره در صورت نیاز طراحی شوند.
- از شلوغی بصری جلوگیری شود.
هدف این نیست که بیشترین تعداد میز ممکن در دفتر قرار بگیرد.
ظرفیت دفتر باید با امکان استفاده راحت از آن تعادل داشته باشد.
رنگ و متریال در طراحی فضای اداری
رنگ و متریال بخش مهمی از تجربه نهایی فضا هستند، اما بهتر است بعد از مشخص شدن ساختار و عملکرد دفتر درباره آنها تصمیمگیری شود.
انتخاب رنگ میتواند با نور محیط، هویت بصری مجموعه و نوع استفاده از فضا هماهنگ باشد.
لازم نیست تمام فضای دفتر با رنگ برند پوشیده شود. در بسیاری از پروژهها، استفاده محدود و هدفمند از رنگ برند در بخشهایی مانند پذیرش، اتاق جلسه یا عناصر گرافیکی نتیجه متعادلتری ایجاد میکند.
متریال نیز فقط از نظر ظاهر انتخاب نمیشود.
مواردی مانند مقاومت، نگهداری، بازتاب نور و تأثیر آن بر کنترل صدا میتوانند در انتخاب متریال مؤثر باشند.
طراحی دفتر کار مدرن چه تفاوتی دارد؟
دفتر کار مدرن الزاماً به معنای استفاده از یک سبک مشخص مانند مینیمال یا صنعتی نیست.
تفاوت اصلی در نحوه پاسخ فضا به نیازهای امروز مجموعه است.
برای مثال، یک دفتر کار مدرن ممکن است:
- امکان تغییر چیدمان داشته باشد.
- برای فعالیتهای مختلف فضاهای متفاوتی در نظر بگیرد.
- زیرساخت مناسب فناوری داشته باشد.
- برای جلسات آنلاین آماده باشد.
- هم فضای همکاری داشته باشد و هم فضای تمرکز.
- نور و آکوستیک را بخشی از طراحی بداند.
سبک ظاهری دفتر میتواند متفاوت باشد.
آنچه اهمیت بیشتری دارد این است که فضا در استفاده روزمره کار کند.
اشتباهات رایج در طراحی دفتر کار
خرید مبلمان قبل از مشخص شدن پلان
ممکن است بعداً مشخص شود ابعاد یا تعداد تجهیزات با فضای واقعی هماهنگ نیست.
استفاده از پلان باز بدون بررسی فعالیتها
پلان باز برای همه فعالیتها مناسب نیست و بدون کنترل صدا میتواند باعث کاهش تمرکز شود.
نادیده گرفتن زیرساخت برق و شبکه
حل این مسئله بعد از اجرای پروژه معمولاً دشوارتر و پرهزینهتر است.
طراحی فضاهای صرفاً تزئینی
هر بخش از دفتر باید کاربرد مشخصی داشته باشد.
در نظر نگرفتن رشد مجموعه
اگر تعداد کارکنان افزایش پیدا کند، یک طراحی کاملاً ثابت ممکن است خیلی زود نیاز به تغییر داشته باشد.
توجه بیشتر به عکس پروژه نسبت به استفاده روزمره
بعضی دفاتر در تصاویر بسیار جذاب هستند، اما در استفاده واقعی مشکلات زیادی دارند.
طراحی موفق باید ابتدا برای افرادی انجام شود که هر روز در آن فضا کار میکنند.
طراحی دفتر کار را از کجا شروع کنیم؟
اگر قصد طراحی دفتر جدید یا بازطراحی فضای فعلی را دارید، قبل از انتخاب سبک و مبلمان این پنج مرحله را انجام دهید:
- مشخص کنید چه تعداد نفر در دفتر کار میکنند و احتمال رشد مجموعه چقدر است.
- فعالیتهای نیازمند تمرکز، همکاری و جلسه را از هم تفکیک کنید.
- فضاهای موردنیاز را قبل از طراحی دکوراسیون مشخص کنید.
- پلان، مسیر حرکت، نور، آکوستیک و زیرساخت را همزمان بررسی کنید.
- بعد از مشخص شدن ساختار فضا، به سراغ مبلمان، متریال و طراحی داخلی بروید.
این ترتیب باعث میشود تصمیمهای ظاهری، عملکرد دفتر را محدود نکنند.
سوالات متداول درباره طراحی دفتر کار
طراحی دفتر کار را از مبلمان شروع کنیم یا پلان؟
بهتر است ابتدا نیازهای مجموعه و پلان فضا مشخص شود. انتخاب مبلمان بعد از مشخص شدن تعداد کاربران، نوع فعالیت و جانمایی بخشهای مختلف دقیقتر خواهد بود.
دفتر کار باز بهتر است یا اتاقهای مجزا؟
هیچکدام همیشه بهتر نیستند. انتخاب مناسب به نوع فعالیت مجموعه، میزان همکاری، نیاز به تمرکز و حریم خصوصی بستگی دارد. در بسیاری از دفاتر، ترکیبی از فضای باز و اتاقهای بسته نتیجه بهتری ایجاد میکند.
در طراحی دفتر کار کوچک چه چیزی اهمیت بیشتری دارد؟
جانمایی درست، حفظ مسیر حرکت، انتخاب مبلمان متناسب و استفاده منطقی از فضای موجود اهمیت زیادی دارند. قرار دادن بیشترین تعداد میز ممکن لزوماً به معنای استفاده بهتر از فضا نیست.
چرا آکوستیک در طراحی دفتر کار مهم است؟
چون انتقال صدا میتواند تمرکز کارکنان و کیفیت جلسات را تحت تأثیر قرار دهد. بهتر است محل قرارگیری فضاهای پرصدا و آرام از همان مرحله طراحی پلان بررسی شود.
چه زمانی باید برق و شبکه را در طراحی دفتر بررسی کرد؟
قبل از اجرای نهایی و همزمان با طراحی پلان. محل میزها، تجهیزات شبکه، نمایشگرها و پریزها باید تا حد امکان از ابتدا مشخص شود.
جمعبندی
طراحی دفتر کار از انتخاب رنگ و مبلمان شروع نمیشود. ابتدا باید مشخص شود مجموعه چگونه کار میکند و چه فضاهایی واقعاً به آن نیاز دارد. بعد از آن میتوان درباره پلان، زونبندی، مسیر حرکت، نور، آکوستیک، زیرساخت و تجهیزات تصمیم گرفت.
دفتر خوب فقط فضایی نیست که در تصاویر جذاب به نظر برسد. فضایی است که کارکنان بتوانند هر روز بدون درگیری با مشکلاتی مانند شلوغی، صدای مزاحم، کمبود فضا یا زیرساخت نامناسب در آن کار کنند.
